6 tips til at strukturere din arbejdsdag
Kender du følelsen af at have for meget om ørene? At du drukner i gule post-its og to do sedler? At selv nemme og overskuelige arbejdsopgaver tager pusten fra dig? For mange opgaver kan fylde i både krop og sjæl og har ofte den bivirkning, at effektiviteten falder. Man kommer til at springe mellem opgaver, hvilket gør at man hverken når i dybden eller når at afslutte noget. På mange danske arbejdspladser gør man hver dag en væsentlig indsats for at øge effektiviteten og undgå spildtid. Vi har samlet en række idéer til hvordan du selv kan optimere dine arbejdsopgave. Få en tilfredsstillende ro og en større arbejdsglæde med disse 6 idéer til en mere struktureret arbejdsdag.
Planlæg dagen
Står du med en virksomhed der godt kunne bruge et boost? Synes du måske det går lidt for langsomt med at sælge dine produkter? Leder du generelt efter nogle muligheder for at vækste? Så kig godt med i denne artikel, hvor vi er kommet med 3 gode måder til at vækste din virksomhed. Denne artikel forholder sig mest til mindre og mellem store virksomheder.
Det kan godt være, at mange siger, at de kan multitaske, men set i forhold til at strukturere en arbejdsdag, så er det forbudt. Du bruger unødigt meget tid og energi på at springe mellem opgaver, og effektiviteten falder drastisk. Hold dig til en opgave ad gangen – altid!
Afslut opgaver
Afslut altid en opgave inden du starter på en ny. Hvis du ikke er færdig med en opgave, inden vi springer videre til den næste, så vil den første opgave automatisk ligge og fylde i baghovedet. Derfor bør du altid afslutte opgaver helt inden du går videre. Afventer du oplysninger fra en kollega eller noget andet der gør, at opgaven ikke kan afsluttes, så noter et tidspunkt ned, hvor du skal følge op på opgaven. På den måde er du fri for at bruge energi på at huske det.
Brug kalenderen
Som nævnt i forrige afsnit, så brug kalenderen. Har du opfølgning, telefonmøde eller noget du skal undersøge, så læg det ind i din kalender, på et tidspunkt, hvor du har tid til det. På den måde slipper du for at tænke på at du skal huske en specifik opgave – din kalender husker det for dig og det frigiver en masse tid til og overskud som kan bruges meget bedre.
Mødeplanlægning
Deltager og/eller afholder du mange møder, så kan mødet fylde meget mere end blot den afsatte tid til selve mødet. Der er forberedelse, mødet og eventuelt opfølgning der skal afsættes tid til. Det stiller krav til planlægningen, hvor du med fordel kan bruge en software eller et program til mødeplanlægning.
Hold pauser
Hvis man oplever at have travlt i en periode, har nogle personer tendens til at skippe eller udskyde pauser. Det kan være tiltrækkende at skippe en pause, for at øge effektiviteten og få færdiggjort opgaver, men det er sjældent effektivt i længden. Vores koncentration er en begrænset og vores hjerne har brug for pauser for at kunne arbejde bedst. Derfor er det vigtigt, at du sørger for at holde pauser. Hellere flere korte pauser i løbet af en dag end en lang pause.